Privacyverklaring

Wie we zijn

Solvation bouwt en beheert software voor organisaties, inclusief het klantportaal op solvation.ai en de Solvation Shape-feedbackknop in de applicaties die we leveren. Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail ons op info@solvation.ai.

Welke gegevens we verwerken

Contact en terugbelverzoeken: naam, telefoonnummer en e-mailadres die je zelf achterlaat via het contactformulier.

Klantportaal: naam, zakelijk e-mailadres en inloggegevens van portaalgebruikers, plus een audit-trail van belangrijke handelingen (zoals het goedkeuren van een verzoek of het ondertekenen van een offerte, inclusief tijdstip en IP-adres). Die vastlegging beschermt beide partijen.

Solvation Shape: als je via de Shape-knop feedback stuurt verwerken we je bericht, optioneel je naam en e-mailadres, een schermafbeelding als je die meestuurt en technische context zoals de pagina waarop je feedback gaf. Kies je voor anoniem versturen, dan worden je naam en e-mailadres niet verstuurd en niet opgeslagen.

Betalingen: creditaankopen verlopen via betaalprovider Mollie. Wij ontvangen en bewaren geen rekening- of kaartgegevens; we registreren alleen de status en referentie van de betaling.

Waarvoor en op welke grondslag

We verwerken gegevens om onze overeenkomst met jouw organisatie uit te voeren (het portaal, verzoeken, offertes en betalingen), op basis van gerechtvaardigd belang (het verbeteren van de software aan de hand van feedback, en beveiliging via audit-trails) en waar nodig op basis van jouw toestemming (zoals het meesturen van een schermafbeelding).

Voor feedback via de Shape-knop in een applicatie van jouw eigen organisatie treedt Solvation op als verwerker namens die organisatie. Jouw organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke; met haar sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Zichtbaarheid van Shape-feedback

Feedback wordt eerst intern door Solvation bekeken en beoordeeld. Standaard ziet jouw organisatie in het klantportaal alleen aantallen, geen letterlijke meldingen.

Bundelen we feedback tot een concreet verzoek, dan kunnen we ervoor kiezen de letterlijke meldingen, met de naam van de melder, zichtbaar te maken in het portaal van jouw eigen organisatie. Anoniem verstuurde meldingen tonen nooit een naam. Wil je niet dat je naam zichtbaar kan zijn, gebruik dan de optie anoniem versturen in het feedbackformulier.

Hoe lang we gegevens bewaren

Shape-feedback: uiterlijk 24 maanden na afhandeling van een melding anonimiseren we die automatisch. Naam en e-mailadres worden gewist en de schermafbeelding en technische context worden verwijderd; de feedbacktekst zelf blijft anoniem bewaard voor productstatistiek.

Portaalaccounts en audit-trails bewaren we zolang de overeenkomst met jouw organisatie loopt en daarna zo lang als nodig voor wettelijke bewaarplichten en het afwikkelen van de samenwerking.

Contactverzoeken bewaren we maximaal 12 maanden na het laatste contact.

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We delen alleen met leveranciers die nodig zijn om de dienst te leveren, zoals onze hosting- en infrastructuurleveranciers, Mollie voor betalingen en Google Workspace voor e-mail. Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten en we beperken de toegang tot wat noodzakelijk is.

Beveiliging

Gegevens reizen versleuteld (TLS), toegang is beperkt op basis van rollen, en belangrijke handelingen in het portaal worden vastgelegd in een audit-trail. Documentondertekening is beveiligd met cryptografische hashes zodat achteraf aantoonbaar is welk document is ondertekend.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. Mail ons op info@solvation.ai en we reageren binnen 30 dagen. Gaat het om feedback die je gaf in een applicatie van jouw eigen organisatie, dan kunnen we je verzoek in afstemming met die organisatie afhandelen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.